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Desde hace tiempo, creo recordar desde hace más de seis meses, andaba arrastrando un problema muy grave en mi trabajo: ¡No sabía gestionar mi tiempo! Es algo que es gracioso a la vez molesto, ya que resulta irónico que una persona mayor no sea capaz de gestionar su propio tiempo de trabajo. Pues, para alguien, como digo yo, “mayor”, cuando este problema surge, se vuelve en una fea costumbre, y, lo peor de todo, que no se ponga remedio a ello.

La pricipal causa de que no se ponga remedio a este problema es debido principalmente al fenómeno que se refleja en una pequeña historieta que me ilustraron en un curso de Scrum que participé el pasado Julio. Os hablo de la historia del granjero y los cocodrilos:

Erase una vez un granjero, que vivía cerca de un gran estanque con cocodrilos. Los cocodrilos, tenían la fea constumbre de acercarse a la orilla del estanque, y penetrar hasta los terrenos de este señor donde se encontraba su ganado. Esta persona, dedicaba totalmente el día en espantar o matar a los cocodrilos. Dedicaba todo su tiempo, por lo que no podía cuidar de su ganado.

Esto es lo que se llama en pocas palabras, estar en una situación de “apagar fuegos”. El hombre, se dedicaba todo el día a espantar a los cocodrilos, en vez de cuidar el ganado, y como eran tantos los cocodrilos que penetraban en su terreno, más de alguno se le escapaba y atacaba a su ganado. En nuestra vida cotidiana, nos ocurren cosas similares. Está bien, no matamos al cliente o al compañero de trabajo, pero nos encontramos en una situación en el que continuamente nos están interrumpiendo con peticiones o fallos  que hay que subsanar lo más rápidamente.

Después de mucho tiempo, el granjero se sentó a recapacitar y pensar algún plan por el cual impedir que los cocodrilos penetrasen en su terreno.

El granjero pensó que si dedicaba un poco de tiempo en vallar la zona, con unas maderas y alambre, podía impedir que los cocodrilos se acercasen a sus reses. Por lo que decidió, poco a poco, ir vallando la zona, y solo paraba, cuando un cocodrilo se acercaba tanto que alguno de sus animales estuviese en peligro. Al cabo del tiempo, terminó de vallar el terreno cercano al estanque, y finalmente consiguió que ningún cocodrilos se acercase más a sus animales.

En nuestro caso, debemos pararnos, reflexionar en qué podemos mejorar uno de nuestros sistemas que tenga un problema, y solucionarlo. Mientras, tendremos problemas con este sistema en producción: lo reiniciaremos, monitorizaremos su funcionamiento; pero mientras, podemos buscar una solución a este problema con una copia de este sistema en preproducción.

Os puedo contar una pequeña batallita que me ocurrió no hace mucho.

En mi empresa tenemos un openLDAP para autenticar los usuarios del sistema en la mayoría de los servicios del sistema. Este openLDAP tenía dos backend de datos: uno era un proxy LDAP sobre un Active Directory, y otro era backend local, con usuarios externos a la empresa. Muy de vez en cuando, el proceso slapd, se desconectaba del Active Directory, algo muy extraño. Mi solución en este tipo de casos era reiniciar openLDAP. Al principio, era rutina. Pasado un tiempo, empecé a enfadarme, hasta que un día me quemé del todo y me paré, reflexioné y me dije: ¿Puede ser que haya un bug en la versión de openLDAP que tenemos en producción? Busqué tiempo, de interrupción en interrupción :), e hice una copia del servidor en producción, actualicé openLDAP y el resultado fué positivo. Las interrupciones respecto a fallos en el servicio a openLDAP se redujeron a 0.

En este momento pensé en que debe existir alguna forma para solucionar los problemas de gestión de tiempo que llevaba arrastados. Busqué en Amazon algún libro de gestión del tiempo. Existe gran cantidad de bibliografía, en todos los idiomas, principalmente en inglés. Pero me llamó mucho la atención uno que se titulaba: Time Management for System Administrator de Tom Limoncelli. Rápidamente lo puse en el carrito de la compra y Check Out!. A las pocas semanas, ya tenía encima de la mesa del trabajo.

Lo primero que me llamó la atención en el libro es que Tom aseguraba que él, para gestionar su tiempo de trabajo, también necesita gestionar su tiempo libre. El apuntaba todas las tareas diarias en un Agenda, ya sean personales o del trabajo. Esto realmente me sorprendió porque, ¿para qué quiero también administrar mi tiempo libre? ¿Mi tiempo libre no es para hacer lo que me dé la gana, independientemente si lo tengo planeado o no? Leyendo un poco más compredí que resulta que gestionando tu tiempo libre, también podrás ahorrar más tiempo, al igual que en el trabajo, para dedicarlo a otras cosas, como: domir :). Hechos como apuntar los cumpleaños, cenas, reuniones con amigos, etc; pueden solucionarlos problemas del estilo: ¡No me acorde que hoy cenaba con María! ¡Olvidé ir a la cita del cambio de aceite del coche! Y miles de ejemplos más.

Otra cosa que me ha gustado mucho es el concepto que Tom llama como “The Cycle” (El ciclo). Consiste en aprender a realizar una serie de rutinas, para poder remediar todo tiempo de errores como: olvidé hacerlo.., olvidé como se hacía…, estoy saturado porque tengo X mil cosas para hacer hoy…, me tengo que quedar hoy hasta las 10 de la noche porque…, etc.

Las cosas que he aprendido de El Ciclo son:

• ¡Usar una agenda! Tom discute en el libro de las ventajas y desventajas de usar una agenda electronica frente a una anógica (de papel de toda la vida, XD ) Yo por mi parte, aun siendo informático, prefiero la agenda de toda la vida.
• Almacenar, delegar o hacer: Nunca confiar en nuestro cerebro. Podemos olvidar las cosas fácilmente. Cuando tenemos una interrupción por parte de un jefe o compañero de trabajo, es a veces muy molesto, dependiendo de lo que estemos realizando en ese momento. He aprendido a recibir el recado, valorarlo y decidir si almacenarlo para realizarlo después (si no es urgente, claro), delegarlo (siendo urgente pero sé que existe algún otro compañero que es capaz de hacerlo igual que yo) o hacerlo in da moment (“lo quiero para ayer…”)
• Aprender a priorizar las tareas: esta es una de las cosas que más he valorado del libro. Me ha enseñado una forma de priorizar las tareas, además de la que ya se conoce por sentido común que es por urgencia, es priorizarla por el tiempo que el usuario espera que esté resuelta. Entendemos que para todos nuestros clientes o jefes, todas las tareas son muy importantes para ellos, pero no es lo mismo, montar un servidor con un apache para publicar una nueva web de algún producto de la empresa, que dar de alta un usuario en el sistema. El servidor web puede esperar 20 minutos, ¿no creéis?
• Documentación: es acto que ya tenía como rutina, por lo cual no me llamó mucho la atención. Además, otra cosa muy importante es automatizar las tareas de forma que nos ayude a ahorranos tiempo para poder dedicarlo a otras cosas.

• Eliminar los Time Wasters (Consumidores de tiempo): Existen varios fenómenos que nos hacen perder el tiempo en el trabajo: leer el periódico, google reader, listas de correos, corrillos de compañeros hablando de cosas que no tienen que ver con el trabajo, etc.

Recomiendo leer este libro a todos aquellos que noten que dejan de ser eficientes en su trabajo. Yo estoy empezando a implantarlo en mi vida diaria, y os digo que empieza a funcionar.